El presente artículo tiene como propósito aportar la definición, antecedentes y características de la firma electrónica en México, reconociendo los diversos tipos de firma electrónica, desde una perspectiva jurídica comercial, y desde un enfoque nacional e internacional. Asimismo, a propósito de vislumbrar la utilidad de la firma electrónica analizaremos su evolución.
En sentido amplio la firma es el signo distintivo de la persona jurídica que lo estampa, se utiliza para manifestar el consentimiento expreso en los actos jurídicos. La firma electrónica se ha desarrollado a lo largo de los años, logrando aceptación a tal grado que, la manifestación del consentimiento a través de medios electrónicos ahora es igualmente válida que las firmas manuscritas. Muchas empresas desconocen estos alcances y cuestionan la validez de la firma electrónica en México.
La firma electrónica es legal en México, desde el siglo XIX. Un ejemplo es el Código de Comercio de 1889, que regulaba operaciones por telégrafo, o el Código Civil de 1928, que permitía realizar operaciones a través del teléfono. Estas manifestaciones del consentimiento a través del telégrafo en el primero de los casos y por medio del teléfono en el segundo caso, forman parte de los antecedentes de la firma electrónica.
¿Qué es la firma electrónica?
Básicamente, todas las firmas generadas a través de medios electrónicos se pueden llamar firmas electrónicas. No obstante, poseen características diversas que permiten distinguir, entre la firma electrónica simple, y la firma electrónica avanzada caracterizada por su garantía de autenticidad que le otorga reconocimiento y validez legal superior a las demás y, finalmente la firma digitalizada la cual podemos identificar como la representación digital gráfica idéntica a la firma manuscrita, un ejemplo de este tipo pueden ser las firmas de ciertos diplomas.
Cabe señalar que el SAT admite para los trámites virtuales disponibles, la firma electrónica simple y la firma electrónica avanzada también conocida como e. Firma, por su parte el Portal de Servicios en Línea del Poder Judicial de la Federación admite únicamente la firma electrónica avanzada conocida como FIREL, no obstante lo anterior, los documentos suscritos con firma electrónica simple y firma electrónica digitalizada poseen validez legal y deben ser reconocidos por el SAT, el Poder Judicial de la Federación, cualquier otra autoridad o incluso particulares, cuando los documentos cuenten con la constancia de conservación de mensajes de datos emitida por Prestador de Servicios de Certificación legalmente autorizado para ello por la Secretaría de Economía.
¿Qué es la firma electrónica avanzada?
La firma electrónica avanzada se encuentra regulada en México por la Ley de Firma Electrónica Avanzada publicada en enero de 2012 que define a la Firma Electrónica Avanzada como “el conjunto de datos y caracteres que permite la identificación del firmante, que ha sido creada por medios electrónicos bajo su exclusivo control, de manera que está vinculada únicamente al mismo y a los datos a los que se refiere, lo que permite que sea detectable cualquier modificación ulterior de éstos, la cual produce los mismos efectos jurídicos que la firma autógrafa”.
El Servicio de Administración Tributaria administra y proporciona a los contribuyentes la firma electrónica simple y la firma electrónica avanzada llamada e. Firma, por su parte el Poder Judicial de la Federación se encarga de administrar y emitir a quien lo solicite la Firma Electrónica Certificada del Poder Judicial de la Federación conocida como FIREL.
La firma electrónica avanzada es reconocida por su garantía de autenticidad que genera certeza y seguridad respecto de quien emite la firma y del contenido de lo firmado.
De acuerdo a la Ley de Firma Electrónica, las siguientes características son requisitos necesarios para las firmas electrónicas avanzadas:
Funcionalidad: Efectivamente satisface el requisito de la firma autógrafa y dicha firma corresponde exclusivamente al firmante.
Autenticidad: Permite evidenciar que el firmante del documento electrónico es quien dice ser.
Integridad: Permite garantizar por medios tecnológicos que el contenido del documento no se ha alterado después de firmado.
Neutralidad: La firma electrónica utiliza certificados digitales y no excluye o restringe autoridades certificadoras.
No repudio: Asegura que el emisor del documento no puede negar la autoría del contenido firmado.
Confidencialidad: Garantiza que solo el firmante es capaz de consultar el contenido del documento.
Marco legal de la Firma Electrónica
A nivel internacional, las leyes y reformas que sirvieron de base para la creación de las firmas electrónicas surgieron a partir de la publicación de la ley modelo por parte de la Comisión de las Naciones Unidas para el Derecho Mercantil Internacional, la cual, tiene el objeto de posibilitar y facilitar la utilización de firmas electrónicas, estableciendo criterios de fiabilidad técnico-jurídicos.
A nivel nacional los diversos tipos de firmas electrónicas están sujetas a un conjunto de disposiciones jurídicas, incluyendo:
Código Civil Federal.
Código Fiscal de la Federación.
Código de Comercio.
Reglamento del Código de Comercio en Materia de Prestadores de Servicios de Certificación.
Ley de Firma Electrónica Avanzada.
Reglamento de la Ley de Firma Electrónica Avanzada.
Ley Federal de Protección al Consumidor.
Acuerdo General Conjunto número 1/2013 relativo a la Firma Electrónica Certificada del Poder Judicial de la Federación (FIREL) y al expediente electrónico.
Norma Oficial Mexicana NOM 151-SCFI-2016 que establece los requisitos que deben observarse para la conservación de mensajes de datos y digitalización de documentos.
A nivel estatal, la totalidad de las treinta y dos entidades federativas han regulado el uso y validez de las firmas electrónicas avanzadas, creando leyes en cada estado para tal efecto.
¿Es segura la firma electrónica?
Esta es la pregunta que muchas personas se hacen a la hora de analizar la adopción de la firma electrónica. La firma electrónica es segura, porque involucra varias capas de seguridad y autenticación en su composición. De hecho, los riesgos de utilizar la firma manuscrita son mayores, los documentos firmados en papel se pueden extraviar o en el peor escenario, pueden ser falsificados, mientras que las ventajas de la firma electrónica son múltiples.
Otras ventajas de la Firma Electrónica
Actualmente, las soluciones tecnológicas son esenciales para ejecutar diversas transacciones. Es indiscutible que consumidores y negocios están cada día más conectados y quieren disfrutar de las comodidades que ofrecen las tecnologías digitales. El uso de la firma electrónica te permite ahorrar en costos y tendrás un mejor aprovechamiento de tu tiempo. Además, puede ofrecerte beneficios como:
No tendrás que desplazarte físicamente ni estar dentro de las largas filas de personas involucradas en los procesos de firma.
Los documentos se archivan en formato digital, lo cual, es una solución que economiza recursos y contribuye a la sustentabilidad del planeta y de tu negocio.
Es una tecnología segura que minimiza la posibilidad de fraude en las transacciones.
Los contratos o documentos, pueden ser firmados por todas las partes intervinientes de una manera ágil, eficaz y segura.
La posibilidad de firmar mayor cantidad de documentos en menor lapso de tiempo.
Las firmas electrónicas en México –legalmente reconocidas y correctamente aplicadas- tienen el mismo valor que la firma manuscrita respecto a los datos consignados digitalmente. Es decir, si satisfaces los requisitos necesarios, este proceso te puede ayudar a digitalizar trámites tanto en organismos públicos como en instituciones del sector privado.
Ahora que conoces los alcances la firma electrónica en México, te invitamos a leer las mejores prácticas para el uso de esta herramienta y como siempre, en GPF Asesoría de Negocios, reiteramos nuestra disposición de apoyarte a resolver cualquier duda que pueda surgir y de ser necesario realizar las gestiones legales que se requieran. En la actualidad es indispensable superar la desconfianza y adoptar la modernidad mediante la utilización de soluciones digitales que te permitan ampliar tu productividad, agilidad y llevar los resultados a otro nivel. ¿Qué estás esperando para llevar tu empresa a otro nivel?
Por: Lic. Luis Alberto Garcia.
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